Wat moet er op een factuur?

Bijgewerkt op 05-10-2026 · Kennisbank van Factuurbase

Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Voor de Belastingdienst is het het bewijs van je omzet en voor je zakelijke klant het bewijs waarmee hij de btw mag aftrekken. Staat er iets niet goed op, dan kan je klant die btw mogelijk niet terugvragen. Hieronder staat wat er op een gewone factuur moet staan.

De verplichte gegevens

1. Factuurdatum: de datum waarop je de factuur maakt.
2. Factuurnummer: uniek en opvolgend. Je mag meerdere reeksen gebruiken, bijvoorbeeld 2026-001 en 2026-002, zolang elk nummer maar één keer voorkomt.
3. Jouw naam en adres: de volledige naam van je bedrijf en het vestigingsadres.
4. Naam en adres van je klant.
5. Je btw-identificatienummer (het nummer dat begint met NL en eindigt op B en twee cijfers).
6. Je KvK-nummer.
7. Datum van levering of uitvoering, als die anders is dan de factuurdatum.
8. Omschrijving: wat je hebt geleverd of gedaan, met de hoeveelheid.
9. Bedragen: de prijs per eenheid zonder btw, eventuele kortingen en het totaal zonder btw per btw-tarief.
10. Btw-tarief en btw-bedrag: bijvoorbeeld 21% of 9%, en het bedrag aan btw.

Extra vermeldingen in bijzondere gevallen

• Btw verlegd: zet de tekst “btw verlegd” en het btw-nummer van je klant op de factuur, zonder btw-bedrag. Lees hoe btw verleggen werkt.
• Kleineondernemersregeling (KOR): je rekent geen btw. Lees wat er dan op je factuur komt.
• Margeregeling voor gebruikte goederen: vermeld “Bijzondere regeling – gebruikte goederen” en zet geen btw-bedrag apart op de factuur.
• Levering aan een ondernemer in een ander EU-land: het btw-nummer van je klant en een vermelding als “intracommunautaire levering”.

Wanneer moet je een factuur sturen?

Lever je aan een andere ondernemer, dan moet je factureren. Doe dat uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te sturen, maar het is wel gebruikelijk en het voorkomt discussie.

Kleine bedragen: de vereenvoudigde factuur

Is het totaal niet meer dan € 100 inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur maken met minder gegevens. Een kassabon is daar een voorbeeld van. Voor grotere bedragen gelden alle eisen hierboven.

Hoe lang bewaar je facturen?

Je moet je administratie, waaronder alle facturen die je stuurt en krijgt, minstens 7 jaar bewaren. Voor facturen over onroerend goed geldt een langere termijn. Digitaal bewaren mag, als je ze maar kunt laten zien.

Dit artikel geeft algemene uitleg en is geen belastingadvies. Regels kunnen veranderen; controleer bij twijfel de site van de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.